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Artigo » Medeiros Araujo Adv

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OAB/SC 23659
Publicado em 06/09/2017 às 23:02:21

Software Jurídico - Sua real importância para a gestão organizacional do seu escritório



É sabido que quanto maior o número de contratos e processos o escritório possui, maiores são as horas investidas nesta demanda. Em qualquer tipo de trabalho a organização é um dos fatores mais importantes e embora seja ignorada em muitos segmentos e áreas, pode trazer retornos inimagináveis para o negócio. A organização, o respeito aos prazos e a celeridade no andamento dos processos agrada aos clientes e contribui com o dinamismo do escritório, sem mencionar que agrega muito ao advogado que deseja investir o seu tempo em questões de maior relevância.
Porém, cuidar para que tudo permaneça sempre organizado é uma missão realmente difícil, para não dizer impossível, considerando a necessidade de esforçar-se diariamente para que isso aconteça. Novamente, nos esbarramos na necessidade de investir nela tempo e esforços que poderiam ser utilizados de formas mais interessantes para o escritório.
Certamente seria ideal não ter que se preocupar com fatores corriqueiros como a recapitulação de processos e casos e a perda de prazos, embora sejam fatores primários para se trabalhar. Para o advogado e o escritório como um todo, solucionar este dilema pode ser um grande passo. Mas como seria isso possível?
Estagiários e profissionais responsáveis pela gestão poderiam ser uma solução para o problema, se não fossem tão alto investimento. Embora a geração de empregos e o aumento da equipe sejam fatores positivos, nem sempre o retorno se mostra à altura de comportar tantos profissionais, especialmente se estamos falando de um escritório grande, que atende a um grande número de clientes e possui processos complexos em andamento.

Software Jurídico: múltiplos benefícios

O Software jurídico se mostra como uma solução eficiente para a questão da otimização gestão dos processos, contratos e clientes de um escritório de advocacia. É a melhor forma de se conseguir trabalhar com uma organização adequada sem precisar fazer grandes investimentos. Ora, inúmeras outras áreas possuem ferramentas de gestão para otimizar processos e na advocacia, tais ferramentas se mostram igualmente necessárias. Obter um Software Jurídico é fundamental para se obter sucesso na realização de todas tarefas.
Primeiramente, é importante salientar que os melhores softwares jurídicos da atualidade funcionam online. Ou seja, todas as informações e conteúdo relevantes podem ser armazenados na nuvem e acessados de qualquer lugar que ofereça acesso à internet. E mais: em diversos tipos de dispositivos: celulares, tablets e computadores. Porém, é importante salientar novamente, essa é uma opção garantida somente pelos melhores softwares.
A função do software jurídico será, basicamente, a de auxiliar o profissional a lidar de forma otimizada com o seu trabalho, obtendo a ordem que precisa sem que tenha que se preocupar excessivamente com isso. A utilização do software jurídico pode garantir, por exemplo, a redução das chances que prazos e informações importantes sejam perdidos. Diante de grandes acervos de conteúdo importante, lembrar de certos detalhes pode fazer toda a diferença. Nesse contexto, o software desobriga o advogado da necessidade de memorizar informações, podendo acessá-las a qualquer tempo e de qualquer lugar que ofereça uma conexão com a internet.
Outro fator de suma importância é a possibilidade de recebimento de intimações de forma eletrônica e integrada que o software jurídico permite, possibilitando, além disso, grande economia de tempo com o cadastro das intimações, a leitura, delegação e cálculo de prazos. Trata-se de uma ferramenta extremamente inteligente, voltada para resolver de forma real questões inerentes ao dia a dia dos advogados.

Grupos de trabalho

    Para citar este diferencial, é necessário falar sobre o SAJ ADV, que é uma das melhores referências nacionais em software jurídico de gestão integrada. O SAJ ADV oferece uma interessante dinâmica de trabalho que consiste na divisão entre grupos e equipes responsáveis por diferentes processos e tarefas. Assim, dentro do software, cada usuário pode acessar o seu perfil de acesso, onde encontrará somente os processos e atendimentos aos quais está envolvido, não sendo necessário encontrá-los dentro da nuvem.
    A separação de grupos por respectivas funções e processos é crucial para garantir maior celeridade à cada caso, evitando a perda de tempo com conteúdos que não são relevantes. Essa característica está contida nos melhores softwares de gestão existentes atualmente. A segmentação do acesso permite também o seu controle, de modo que, a depender da função do usuário, a tela possui apenas as funcionalidades necessárias para que ele cumpra com as tarefas que foram conferidas a ele.

Mecanismos de pesquisa dentro do próprio sistema

    Ao contar com o software jurídico, esqueça a perda de informações e documentos relevantes. Se quer encontrar algum processo ou cliente cadastrado no sistema, basta fazer uma busca para localizá-lo de forma prática e rápida. O mecanismo de pesquisa é especialmente indicado para profissionais que trabalham com grandes quantidades de processos de diferentes durações. Não há perda de dados dentro do sistema - tudo pode ser encontrado com uma rápida busca.

O benefício da notificação

    As notificações são imprescindíveis para se estar em dia com todas as tarefas do escritório. Certamente, se cada advogado tivesse um assistente responsável por todos os seus processos, essa seria uma de suas funções. O software jurídico provê avisos a respeito de novos processos, atendimentos, tarefas e quaisquer alterações realizadas que possam ser relevantes para todos os membros da equipe. Além da notificação, é possível consultar o andamento de cada caso.

Ser notificado com antecedência é imprescindível para reduzir as chances de que erros sejam cometidos por razão do esquecimento de algumas tarefas, mesmo que não estejam entre as mais importantes. Ora, um bom profissional deve tratar todas as suas obrigações e funções com o mesmo nível de comprometimento, e o mesmo é válido com relação a clientes e processos. Se nada pode ser esquecido, deve-se ser notificado sempre, especialmente se há compromissos em demasia em determinado período de tempo.

Custo-benefício

Obviamente, o custo-benefício real da utilização do software jurídico só poderá ser avaliado após sua inserção no dia a dia do escritório. Porém, há fatores que devem ser considerados, primeiramente com relação à redução dos custos:
  • Redução de investimentos em infraestrutura de TI, incluindo o custo de servidores e manutenção decorrentes de seu uso;
 
  • Economia de tempo em diversas etapas dos processos, que podem ser investidas, por exemplo, no atendimento de novos clientes e fechamento de novos contratos;
 
  • Redução do percentual de clientes insatisfeitos ou erros com relação à perda de prazos e informações;
 
  • Não há necessidade de aumentar excessivamente a equipe para suprir a demanda, permitindo que o escritório cresça em termos financeiros

    Se a redução de custos é evidente, o retorno em termos de benefícios é indiscutível. Todos os profissionais do escritório poderão contar com um espaço exclusivo na nuvem e ter suas tarefas geridas por sistemas extremamente inteligentes e equipados com tecnologia de ponta, de modo a minimizar a margem de erro e otimizar a performance de cada advogado em todos os processos.
Antes de escolher o software jurídico de sua preferência é imprescindível conhecer as necessidades do seu escritório, considerando o modus operandi dos advogados de modo a suprir da melhor forma as demandas de gestão. Em seguida, escolha o software jurídico mais condizente com a sua realidade, ou, melhor ainda, aquele que oferece o plano de negócio que se encaixa com o tamanho do seu escritório e o dia a dia dos profissionais que trabalham lado a lado com você.
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